Sevgili FIRST® Topluluğu,
Aralık ayında FIRST Championship otel programı hakkında bir güncelleme paylaşmıştık. O zamandan bu yana pek çok ilerleme kaydedildi ve bizde sizi bilgilendirmek ve aldığımız en yaygın sorulardan birkaçını ele almak için biraz zaman ayırmak istedik. Bu değişikliklerle ilgili geri bildirimlerinizin düşünceli olmasını takdir ediyoruz – ilerleme şeklimizi şekillendirmede etkili oldu.
FIRST Şampiyonası otel bloğunu 10 Aralık 2024 tarihinde nitelikli takımlar için resmen açtık. Takımlar etkinliğe kaydolmak ve otel odalarını güvence altına almak için davetiyeler almaya başladı ve Şubat ortası itibariyle 100’den fazla takım ConferenceDirect ile konaklama rezervasyonlarını başarıyla gerçekleştirdi. Ayrıca bloğa daha fazla otel ekledik ve FIRST Championship web sitesindeki hem otel haritası hem de otel listesi güncellendi. Buna ek olarak, otel programıyla ilgili sıkça sorulan sorulara birkaç yeni yanıt yayınladık.
Neden Bir Otel Programımız Var?
Aldığımız en büyük sorulardan biri “Neden bir otel programına ihtiyacımız var?”
Bu haklı bir soru! FIRST Şampiyonası gibi bir etkinliğe ev sahipliği yapmak küçük bir başarı değildir. Bu sadece bir mekan rezervasyonu yapmakla ilgili değil – ki bu muazzam bir görev – tüm bir şehrin destek ve hizmetlerini bir araya getirmekle ilgili. Şehir hizmetlerinden yerel işletmelere ve otel ortakları da dahil olmak üzere tedarikçilere kadar, bu etkinliğin başarısı birçok hareketli parçanın birlikte çalışmasına bağlıdır.
Otel programı bu yapbozun önemli bir parçasıdır ve şimdi ve gelecekte tüm FIRST Şampiyonası deneyimini desteklemek için gerekli altyapının var olmasını sağlamaya yardımcı olur. Ancak daha da önemlisi, takımlar da düşünülerek tasarlanmıştır.
İşte takımlar için programın en önemli avantajlarından bazıları:
- Daha Fazla Kapasite ve Kalite Standartları: Katılımcılar için yeterli odaya sahip olmak, bu büyüklükte bir etkinliğe ev sahipliği yaparken karşılaştığımız en önemli zorluklardan biridir. Bir otel programına sahip olarak, takımlar için tutarlı, güvenilir ve güvenli bir deneyim sağlamaya yardımcı olmak için hizmet standartlarımıza uymayı kabul eden çok daha fazla oteli dahil edebiliyoruz.
- Envantere Daha Dengeli Erişim: Önceki yıllarda tercih edilen otel odalarının önemli bir kısmı henüz katılmaya hak kazanmamış takım adayları tarafından rezerve ediliyordu. Sonuç olarak, katılmaya hak kazanan takımlar oda bulamıyordu. Tipik olarak, odaların yaklaşık %30’u tutuluyor ve daha sonra iptal ediliyordu, bu da kalifiye olduktan sonra kalacak yer bulmaya çalışanlarda büyük hayal kırıklığına neden oluyordu. Buna ek olarak, otel programı yarışma sezonu boyunca envanteri aktif olarak izlememize ve yönetmemize olanak tanıyor, böylece geç kalifiye olan takımlar envantere erken kalifiye olanlarla benzer erişime sahip oluyor.
- Adil Fiyatlandırma: Garantili ve takımları bölgedeki diğer etkinliklerin neden olduğu fiyat artışlarından korumaya yardımcı olan adil fiyatlar için pazarlık yapıyoruz. Oteller sözleşmeye bağlı olarak oda fiyatlarına uymak ve fazla rezervasyondan kaynaklanan aksaklıkları önlemekle yükümlüdür.
Nihayetinde program, takımlara genel olarak daha iyi bir deneyim sunmamızı ve aynı zamanda etkinliğin bir bütün olarak başarısı için ihtiyaç duyduğumuz ilişkileri kurmamızı sağlıyor.
Otel Programı Katılımı
Programın başarılı olmasını sağlamak için FIRST Championship’e katılacak tüm FIRST takımlarının ve takım üyelerinin programa katılması zorunludur ve takımlar hem FIRST ile etkinlik kayıt ücretlerini hem de ConferenceDirect ile konaklama yerlerini güvence altına alana kadar FIRST Championship’teki yerlerini garanti etmezler.
Etkinlik kaydını güvence altına alan (ödemesini yapan) ancak otel rezervasyonunu tamamlamayan veya tam tersini yapan takımların yarışmasına izin verilmeyecek ve programlarının son ödeme tarihine kadar (FIRST® LEGO League ve FIRST® Tech Challenge için 20 Mart ve FIRST® Robotics Competition için 9 Nisan) her iki adımı da tamamlamayan takımlar etkinlikten çıkarılacaktır.
Bu nedenle, takımların etkinlik yeterlilik durumlarını korumak için Takım Lideri Mentorları ve Koçları ile iletişim halinde olarak ödeme ve otel kayıt tarihlerine uymaları önemlidir. Hibe fonu bekleyen veya kayıt için yardıma ihtiyaç duyan takımların yerlerini kaybetmemek için FIRST ile iletişime geçmeleri tavsiye edilir.
Ayrıca, tüm öğrenciler (rolleri ne olursa olsun), mentörler, koçlar ve refakatçiler takım üyesi olarak kabul edilir. Başka bir deyişle, yıl boyunca herhangi bir sıfatla takıma katıldıysanız, takım üyesi olarak kabul edilirsiniz. Tüm takım üyeleri, yarışma başlamadan önce takım listesine dahil edilmelidir. Takımla birlikte seyahat eden ve takım listesinde yer almayan diğer kişilerin (örneğin ebeveynler ve kardeşler) programa katılması isteğe bağlıdır.
Geç Kalifiye Olan Takımlar İçin Zorlukların Ele Alınması
Sezonun ilerleyen dönemlerinde elemeleri geçen takımlar için otel odası bulmanın zorluğunun farkındayız ve bu yıl daha iyi bir çözüm oluşturmak için çok çalıştık.
İşte yenilikler:
- Houston’daki 200’den fazla otelde çok sayıda odayı özellikle nitelikli takımlar için ayırdık.
- Otel envanteri artık yalnızca kalifiye olan takımlarla sınırlıdır ve spekülatif rezervasyonların diğer takımların ihtiyaç duyabileceği odaları bloke etmesini önler.
- Otel envanteri, FIRST Şampiyonası’na yakın bir zamanda kalifiye olan takımlar için müsaitlik durumunu dengelemek üzere yarışma sezonu boyunca yönetilecektir.
- Hem FIRST hem de ConferenceDirect’te Bölge Şampiyonaları ve 6. Hafta Bölgesel etkinliklerine katılmaya hak kazanan takımlara yardımcı olmak için özel personelimiz hemen hazır olacaktır.
Bu değişiklikler, ne zaman hak kazanmış olurlarsa olsunlar her takımın ihtiyaç duyduğu lojmana erişimini sağlamayı amaçlamaktadır.
Takımların Okul Onay Süreçlerinde Desteklenmesi
Ayrıca bazılarınızın dile getirdiği bir başka zorluğu da kabul etmek istiyorum: okul onay süreçlerinde gezinmek. Birçok takım için, kendi okullarından seyahat için ön onay almak karmaşık ve zaman alıcı bir süreç olabiliyor. Henüz kalifiye olmamış olsanız bile, seyahat ve konaklama planları hakkında önceden ayrıntılı bilgi sahibi olmanın ne kadar önemli olduğunu anlıyoruz.
Takımınızın okulunuzdan onay almak için yardıma ihtiyacı varsa, size yardımcı olmak için buradayız. Lütfen ConferenceDirect veya FIRST ile iletişime geçmekten çekinmeyin; size destek olmak için elimizden gelen her şeyi yapacağız.
Birlikte İlerliyoruz
Takımların sıkı çalışmalarının karşılığını almaya başladığı bu dönem, yılın her zaman heyecan verici (ve yoğun!) bir zamanıdır. İster halihazırda kalifiye olmuş olun, ister bu hedef doğrultusunda çalışıyor olun, FIRST Şampiyonası aylarca süren özveri ve takım çalışmasının doruk noktasını temsil eder – ve amacımız deneyiminizi mümkün olduğunca sorunsuz ve keyifli hale getirmektir. Takımınızın herhangi bir sorusu varsa veya kayıtla ilgili zorluklarla karşılaşırsanız, lütfen SSS bölümümüze göz atın ve tabii ki yardım için her zaman FIRST ve otel ortağımız ConferenceDirect ile iletişime geçebilirsiniz.
İleriye baktığımızda, dinlemeye, öğrenmeye ve ilerledikçe bu yeni süreçleri geliştirmeye kararlıyız. Şu ana kadar yaptığımız ayarlamaların birçoğu doğrudan sizin katkılarınızın bir sonucudur ve deneyimlerinizi bizimle paylaşma isteğiniz için çok minnettarız.
Hepimizin aynı hedef için çalıştığını unutmamak önemlidir: FIRST Championship’te takımlar için unutulmaz bir deneyim yaratmak. İster ilk kez katılıyor olun ister yıllardır bu etkinliğin bir parçası olun, yolun her adımında desteklendiğinizi hissetmenizi istiyoruz.
Sabrınız, geri bildiriminiz ve desteğiniz için teşekkür ederiz. Sizi Houston’da görmek ve bu sezonki tüm inanılmaz başarılarınızı kutlamak için sabırsızlanıyorum.
Orada görüşürüz!
Chris Rake
İcra Kurulu Başkan Yardımcısı ve Operasyon Direktörü, FIRST
